凹レンズログ

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テキストエディタ(メモ帳)を使ったシンプルToDo管理

真実は常に単純さの中に宿り、物事を混乱させる複雑な理論にあるのではない。 (Truth is ever to be found in simplicity, and not in the multiplicity and confusion of things.) / アイザック・ニュートン

今回は、職場で三年続けているプレーンテキストファイル(メモ帳)を使った To Do 管理方法を紹介します。

なぜプレーンテキスト?

現在は、便利なタスク管理ツールがたくさんあります。私が、プレーンテキストファイルを使用する最大の理由は、「オフラインで」「シンプルに使いたい」からです。「今の時代に何を言っているんだ?」と思われるかもしれませんが、私は仕事中にネット回線を切ってデスクワークをすることが多いです(調べ物で使ったり、メールが届いたのは分かるようにしていますが)。そのため、クラウドで予定を同期するようなサービスは使いません。また、ソフトを立ち上げたり管理したりするのも、面倒です。メモ帳であれば、すぐ開けるし管理も簡単です。

方法

まず、To Do 管理用のプレーンテキストファイルを一つ作ります。そして、その一ファイルで毎日の To Do を管理していきます。やり方はシンプルです。ある程度段階を区別できるように、大きなタスクを構成する小さなタスクは、一字下げして記入していきます。

□ 未処理のタスク

■ 処理済のタスク

▲ 途中のタスク

× やらないと決めたタスク

そして、最上段に□と1 ~ 12 月の数字とを配置します。ここで、月別のTo Do 管理をします(詳細は割愛)。

日付を入力するフォーマットを作ります。私は、ハイフンと数字でこんな風に作っています。これは、仕事を区切るためのものです。できるだけ、タスクの表記との差がハッキリとする形にすると良いでしょう。

-------------12月12日---------------

そして、繰り返しのある課題は、そのプロセスを分解して、コピペして使いまわせるようにしておきます。

□Theme □立案 □アウトライン作成 □草稿 □部長確認 □完成(〆切 /)

という部分がこれにあたります。そうして、完成するのが以下のファイルです。

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これを随時更新して使っていきます。まず、出勤したらこのTo Doファイルを開き、日付から、昨日処理した最後のタスクまでをコピーします。

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それを前日の日付の前にペーストします。

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そうして、貼り付けたテキストのうち、処理していないタスクを消去します。

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そうすると、昨日処理した仕事をまとめることができます。昨日、自分がこれだけ働いたのだということが実感できます。次に、その日の内容に取り掛かります。まず、日付をその日のものへ修正します。今度は、昨日処理したタスクを消去します。

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新しく出てきたタスクは、ここに記入していきます。そうすると、現在やら無くてはいけない完了していないタスクを一目で認識できるようになります。この繰り返しによって、仕事の流れをスムーズにしてミスを少なくすることができます。

あと、個人的に大事だなと思うのは、やらなくてはならないタスクをできるだけ少ない量にする努力をすることです。やるべきことが把握できないほど多い状況では、僕の処理能力は著しく低下してしまいます。そのためには、「やらない」とか「人に完全に任せる」というタスクを決めて「×」をつけることです。そして、課題の進行度合いを柔軟に把握するための「▲」も重要なマークです。これは、とりあえず手をつけることを勇気づけてくれます。

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まとめ

このTo Do 管理方法は、シンプルでお金もかからず分かりやすいため、興味をもたれた方はぜひ試してみてください。



なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣 (PHP文庫)