凹レンズログ

くりかえす生活の雑感。まとまらぬままに。

予定実現に必要な1条件

 1時間でこのblogを書き上げようと思ったのに、気付いたらあと10分しかないのに何も進んでないじゃないかッ!という経験はありませんか?ちなみに私は今その真っ只中ですが、なにか?・・・ということで、今日は予定通りにスケジュールを実現するための記事です。

スケジューリングに失敗する理由

この種の過ちを犯す理由は

  1. 1.作業の所要時間を把握できていない
  2. 2.その作業以外の重要な仕事が舞い込んできた
  3. 3.その作業に中々手をつけづに、息抜きや他の仕事ばかりをしていた

のどれかでしょう。
1.の場合は作業時間を把握するために記録をとることが求められます
2.の場合は、飛び込み案件が入る可能性の低い時間帯で予定を立てたり、同僚や上司にも作業時間を宣言しておくなどの改善策が考えられるでしょう。
3.が今回問題にするケース。

スケジューリング時に必ず考えなくてはならない言葉

 スケジューリング時に、ひと言だけ付け加えてほしい言葉があります。それは、「この作業は○日に、○時から○時間でできるだろう、但し、時間内にその作業以外のコトをしなければ」というものです。
 我々は、追い込まれてMAXのパワーを使わなければいけない状況では、意外と短時間で沢山の作業を完了できてしまうもんです。でも、余裕があるとそれができません。理由は、結局のところ作業以外の無駄なこと(ネットサーフィン、部屋の片付け、一服など)をしているからです。
 我々は、作業がすすまない可能性をスケジューリングをするとき盛り込んでおくべきなのです。そのためには、計画段階で最悪のケースを想定しておくことが大切です。どうしても計画段階では楽天的になりすぎてしまうものなので、「ネットで遊んでいたら、あっという間にプレゼン1時間前になってしまう、それでは十分な準備はできない」など、悪い予測もしっかりしておきましょう。

実行段階で行うこと

 実行段階で必要なことは、決められた時間には決められた作業だけを行うことが重要です。「まだ、○時間あるから、あと少し休憩してからやろう」「今45分だから、15分ネットサーフィンして○時キッカリからやろう」では、ダメなのです。大切なのは、良い結果をもたらすことで、良い状態で作業することではないのです。球形が必要なら、休憩時間も予め決めましょう。
・ある作業のために確保した時間であれば、いきなり作業を始めるべきです。
・メールチェックや気分転換などは、後回しにしましょう。
 いざ書き始めると短いもんでしたが、このポイントだけでも作業効率は上昇します。計画した時間には計画したことのみを行うことによって、集中した状態で仕事をすることができるようになります。細かな時間の浪費は、その一つ一つは小さなものでも、ドンドンつながっていって大切な時間を丸呑みしてしまうような力をもっているのです。そういった魔物をいつも打ち負かせなくても、必要なときにスラリとかわせるように、チョットした部分を気をつけてみましょう。