凹レンズログ

くりかえす生活の雑感。まとまらぬままに。

仕事を先送りにしないための方法 The 21

PHP研究所のThe21 No.294の、『仕事を「すぐやる人」vs.「先送りする人」の習慣』という特集が面白かったのでまとめておきます。



「すぐやる人=出来る人」は世界共通(Kerry GLEESON氏)


仕事の効率を高める最良の手段は、“すぐやる”を座右の銘にしてそれを実行すること。他の何よりも仕事の時間をむしばむのは、今も昔も“先送りグセ”である。メールの返信を例に考えると、メールボックスをチェックしていく時にやってしまいがちなのが、1つのメールを確認して「電話しなくちゃ」、「このことを上司と相談しなくちゃ」と考えたあとに、「こいつはたいしたことない。後でやればいい」と次のメールをチェックすること。もしこのような方法でメールを読んでいくと、最後までメールを読んでも何一つ仕事は片付いていないという状況が起こる。
 さらに、実際にメールを処理する段階では、既に1度読んだメールをもう一度読み返すことになる。これでは、同じ仕事(メールを読む)を2回やって時間を浪費している。拘束時間は2倍で、しかもみのりはほとんどない。もし、初めてメールを読んだ時に片付ければ時間をたっぷり節約できる。「優先順位をつけることが、何かを先送りにする絶好の言い訳になりかねない」

 順位づけをした方がいい仕事と、しなくても良い仕事とは?(私見)
【順位づけをしたことがいい仕事】
 ⇒ 大きなプロジェクトなど、土台を固めておかないと後々大きな損害が生じるもの
【すぐにとりかかった方が良い仕事】
 ⇒ 必ず処理することが必要な仕事、簡単に処理できるもの     という感じかな?

先送りのネガティブな効果

 中途半端にした仕事、やり終えなかった仕事について、クヨクヨと思い悩み、最後までやり通せなかったことを気に病む。その結果、仕事をしていないにも関わらず、心がくたびれきってしまう。

皆いいわけ上手

 「時間がなくて」「急な案件が入って」「体調不良で」などなど、仕事を延期する時には、我々は巧妙な手腕を発揮するが、その手腕(労力)を“すぐやる”時や“最後までやり遂げるとき”にも発揮すべきである。先送りグセを克服すれば仕事から受けるおびただしいストレスと不安を追い払うことができる。



その場で処理を徹底 Tsuneo SASAKI氏

 どんな仕事も現場に近いところで片づける「現場主義」を徹底するだけで仕事の効率はぐんと上がる。会議でも、開始十分前に席につき、資料を読んで、一番最初に質問・発言をすると、議論の流れをこちらに引き寄せられるし、先に発言することで気持ちが楽になる。30分を貴重に考える意識を持つことは非常に大事。
 仕事の計画をよく考えず、身近にある仕事からとりあえず始めることはダメ。仕事にとりかかる前に、「その仕事を最短の時間で終わらせるためにはどうしたらよいか」を考え抜く。方法としては、仕事の全体像と最終形をイメージしながら、「やらない仕事=捨てる仕事」を決める


【私見】 締切ギリギリであれば、30分で仕事を完成できる。30分をどう使うかが鍵。プロセスを意識するときにどうしても「やること」を想像して気が萎えるが、「やらないこと」を決めるというのは、モチベーションに影響するだろう。



いやな仕事と好きな仕事を交互に組み合わせる Yoshie Komuro

本締め切りの前に、ミニ締切を設定する

 通常の未に締め切りは、結局良いわけをして先送りをしてしまう。先送りをしないための方法は、起源の2日前などに、約束を守らなくてはいけないプレッシャーの強い人(先輩や上司)とアポを取る(後輩などなら、ドタキャンが可能だから)。

締め切り前に提出することのメリット
1.仕事が速いと評価される
2.「あくまで叩き台なのですが・・・」とラフな段階を見せることが許される

いやな仕事と好きな仕事を交互に組み合わせる

 先送りの最大の原因は、嫌な仕事や苦手な仕事をまとまった時間でいっぺんに片付けようとすること。嫌な仕事を長時間続けることは相当な苦痛なので、ついネットサーフィンや休憩を始める(私見:たしかに!ぶっ通していやな仕事をやることは締切以外は珍しい!)。嫌な仕事だけに取り組んでいると、ほかの自分の好きな仕事まで締切ギリギリになってしまう。そこで・・・

嫌な仕事は小分けにして、好きな仕事の間に細かく破産で処理をする(私見:細かくする過程で仕事にシッカリと直面できる)。

 好きな仕事をした後は、気持ちに勢いがついているので、嫌いない仕事にも取り掛かりやすい。「あと30分たてば、好きな仕事が待っている」という見通しがあるとがんばれる。しかも、30分など短い時間なら集中できる。締切ギリギリになる、仕事が遅い人ほど、「午後1時から5時までAの仕事」といったように、一つの仕事をまとめて取り組もうとする傾向が強い。ただし、お茶を飲んだり、話しかけたり、手が止まっている時間が多い。

職場メンバーとのコミュニケーション不足も先送りを発生させる

 たとえばクレームが発生した時に、上司とのコミュニケーションがとれていない部下ほど、上司への報告を先送りにして自分で解決しようとしがち。そのために、小さな問題で済んだものが大きな問題に発展してしまうこともある。日頃からいいニュースも悪いニュースも報告する癖をつけておくと、仕事の先送りはかなり減る。

バッドニュースの報告のコツ
自分なりの対策をセットにして報告する。